Scrum 的適合場景:「外包團隊」

在「工程師幹話」的『老闆想要成長 — 我們就讓老闆「看見」成長』這篇裡面提到了 Scrum

台灣最接近 Scrum 的組織是國軍。一個 Scrum team 不應該太大,所以一個班只有九個人,然後有一個直接的 PO,叫做班長;每天工作之前都有的 standup meeting 呢,叫做早點名;至於固定時間都有的 retrospective 會議呢,叫做榮團會。所以,如果我們真心相信有個 Scrum 外型的組織就可以提昇效率的話,就等於,我們居然會願意相信:中華民國國軍是個高效率的組織。

這篇文章花了半個小時才看完,真是有夠長的... 裡面描述了很多事情,與一些時間線對一下,大概知道哪個段落在講什麼事情。

之前跟其他朋友聊到 Scrum 的時候我都有先說我的結論,就是我覺得 Scrum 只適合用在「外包團隊」與「業主」之間的互動,目前看到的其他情境都不合理。

利用 Scrum 的架構,可以改善傳統的外包情境:

  • 通常業主給不出完整的 spec,於是外包團隊無法估算成本,所以外包團隊利用 Scrum 機制,每個 sprint 可以要求業主每次提供一點 spec,然後依照這些 spec 估時 (點數) 並且計費 (換算成 manhour,然後得出人力成本與利潤)。
  • 如果業主一開始就可以給出完整的 spec 也沒關係,spec 先切出第一個 sprint,在每個 sprint 結束後,跟業主確認下一輪的內容。

Scrum 在外包團隊可以掌握的範圍,大幅改善了傳統外包簽約的困難。

對於業主不知道要做什麼的,可以降低業主一開始就需要提供很多資料 (spec) 的門檻。

而對於業主已經知道要做什麼的,可以提供修改的時間點。這對於超長期的合作時特別有用,像是軍事外包案常常一個外包就是五年或是更長,sprint 的機制讓業主可以在中間很自然的修改規格,而不是加簽附約的方式修改 spec。

另外,在簽署 Agile Manifesto 的 17 人名單也可以看出來,裡面專搞 Scrum 的差不多都是在外包或是在當顧問,那麼,推出一個「學派」再告訴客戶這樣做會更好,是個自然不過的事情了。

而從 Scrum 裡面的其他細節也可以看出來他們怎麼把外包團隊想要避開的問題「包裝」起來賣給客戶:

  • 透過大幅縮短 milestone 的設計「sprint」,可以依照每個 sprint 收款,也因為通常 sprint 的單位長度比 milestone 的時間短很多,外包團隊的現金流的品質會比以前好。
  • 在 daily standup meeting 可以取得目前專案的進度,一方面可以在內部追蹤,避免有項目出事,另外一方面可以向業主回報,讓業主有安全感。
  • 再來是 Scrum 要求每個 sprint 的內容不可以被變更的問題,這點則是避免了客戶端的手伸進來,而改變了成本結構導致虧本。但也提供客戶修改的空間:允許下個 sprint 修改,重點在於該收的錢有收到。

而以上的這些東西放到公司內就會變得很奇怪:

  • 外包公司不在意手上做的產品是不是合理,只在意工時 (人力成本) 合不合理。而公司內的團隊合理性的才會下去執行,甚至有可能做到一半才發現不合理而需要全面中斷 (因為 startup 常常在做一些以前的人沒做過的事情)。
  • 在外包公司裡,PO 無法伸手進 sprint 修改既定事項,要硬改就是得照合約先把這個 sprint 的錢付掉,所以這情不太會發生。而在公司內 PO 常常是老闆或是大主管,伸手進來改不會有什麼賠償成本,Scrum 的這條規定在公司裡面就是沒有罰則的法律。
  • 公司成員遇到問題卡住 (不知道怎麼解、自己不會解、需要別人一起幫忙解) 或是進度會跟不上的情況應該是發現時馬上通知,而不是擺爛等到隔天的 standup meeting 才提出來。於是你會發現找不到 daily standup meeting 的目的。

另外一個問題是:

  • 營運端的成本造成估時不準確。像是上線後,系統的 downtime、bugfix 而使得原來團隊成員需要支援的情況,導致一個人的輸出不可能有 40 hours/week。

這點也是在外包公司不會遇到,而公司內不可避免會遇到的情況。

差不多把該講的都列出來了,這是我覺得外包時用 Scrum 適合的原因。

前員工監控公司網路的抓包過程...

看到「The curious case of the Raspberry Pi in the network closet」這篇有趣的過程,先從開頭與最後面開始看。首先是他們在辦公室裡面發現有個奇怪的設備:

追查後發現不是公司的人放的,最後發現是前員工放的,後來轉給法務部門處理了:

I checked the DNS logs and found the exact date and time when the Pi was first seen in the network. I checked the RADIUS logs to see which employee was at the premises at that time and I saw multiple error messages that a deactivated account tried to connect to wifi.

That deactivated account belongs to an ex employee who (for some reason) made a deal with management that he could still have a key for a few months until he moved all his stuff out of the building (don't ask..).

中間的過程還蠻有趣的,包括研究是什麼擴充卡 (以及用途),然後從 SD card 上面挖資料,配合 Google 找線索,還有透過 WiGLE 定位,以及透過內部系統交叉比對,最後找到兇手...

然後發現是離職員工以搬東西當作理由,讓他在離職後還有辦公室鑰匙而導致的 XDDD

LINE 將內部的座位表由 Excel 改成 Web 界面...

LINE 將內部的座位表由 Excel 管理,改用 Web 界面了:「Excel管理の座席表をLeafletでWeb化した話」,這邊不確定是全球的 LINE,還是只有日本的 LINE...

如果跟日本人有過業務合作的話,就會知道他們對 Excel 的用法只能用

出神入化

來形容啊... 所以看到 LINE 特地寫了一篇來說明他們開發內部系統的事情,覺得還蠻有趣的...

起因是今年四月換辦公室,所以就順便換系統,把本來用 Excel 管理的座位表改用 Web 管理 (然後用了 Leaflet 這個 JavaScript Library):

人員の増加に対応するために、今年の4月、LINEはJR新宿ミライナタワーに移転しました。移転に伴い、IT支援室ではいくつかの新しい社内システムを導入しましたが、今日はその1つである「座席表」についてお話させていただきます。

這是 Excel 版本的樣子:

這是新版本的樣子,UI 上有更多互動的界面可以操作:

然後文末提到了總務業務量減少,而且因此變更座位變自由了而大受好評 (大概是不會讓總務煩死,所以就可以更自由換來換去 XDDD):

今回開発した座席表は総務の業務軽減に始まったプロジェクトでした。そして実際に導入後には、座席表の管理にかけていた総務の業務を大幅に削減することに成功しました。また、利用者からもかなり好評で、「これを待っていたんですよ!」といった声もあり、社内コミュニケーションの円滑化に一役買うことができているようです。誰の席でも自由に変更できるという点についても、これまでのところトラブルの報告を受けることなく運用できています。

翻了一下英文版的 blog,好像沒有提到這件事情?XDDD

Amazon 西雅圖辦公室拿隔壁棟 Data Center 的廢熱當空調

Amazon 的其中一個辦公室拿隔壁 data center 的廢熱借來當自己辦公室的空調:「Amazon to use data centre waste heat to warm corporate offices」,原始報導在「The super-efficient heat source hidden below Amazon's Seattle headquarters」。除了嘗試省電省成本以外,對企業形象也比較好...

隔壁 Westin Building Exchange 的地址是「2001 6th Ave #300, Seattle, WA 98121」,辦公室則是在「2040 6th Ave, Seattle, WA 98121」,無論是從地址上看,或是 Google Maps 上可以看,都可以看出來兩棟就在旁邊而已,拉管線就簡單很多了。

預定二十五年省 80M 度電,所以一年大約是 3.2M 度,以「Seattle, WA Electricity Rates | Electricity Local」這邊給的數字來算,商業用店每度是 USD$0.068,每年大約省下 USD$217,600 (所以每年大約可以省下台幣六百萬),以 3800 人的辦公室來說其實有點微妙,不過以 PR 的角度還看其實就很划算了 XDDD:

It is expected, over the course of 25 years, to save approximately 80 million kWh of electricity use by Amazon.

不知道這套系統花多少錢...

2011 年的研究,開放辦公室與病假的關聯性

忘記從哪邊冒出來的連結,反正是個 2011 年的研究:「Sickness absence associated with shared and open-plan offices--a national cross sectional questionnaire survey.」。2011 年在丹麥的研究:

METHODS: The analysis was based on a national survey of Danish inhabitants between 18-59 years of age (response rate 62%), and the study population consisted of the 2403 employees that reported working in offices. The different types of offices were characterized according to self-reported number of occupants in the space. The log-linear Poisson model was used to model the number of self-reported sickness absence days depending on the type of office; the analysis was adjusted for age, gender, socioeconomic status, body mass index, alcohol consumption, smoking habits, and physical activity during leisure time.

都是與 cellular office 比較,可以看出大於六個人的開放辦公室病假的量高出許多:

RESULTS: Sickness absence was significantly related to having a greater number of occupants in the office (P<0.001) when adjusting for confounders. Compared to cellular offices, occupants in 2-person offices had 50% more days of sickness absence [rate ratio (RR) 1.50, 95% confidence interval (95% CI) 1.13-1.98], occupants in 3-6-person offices had 36% more days of sickness absence (RR 1.36, 95% CI 1.08-1.73), and occupants in open-plan offices (>6 persons) had 62% more days of sickness absence (RR 1.62, 95% CI 1.30-2.02).

CONCLUSION: Occupants sharing an office and occupants in open-plan offices (>6 occupants) had significantly more days of sickness absence than occupants in cellular offices.

看起來只是拉數字出來分析... 另外信心區間的洞好大 XD

修改 User-Agent 讓 Office 365 服務變快...

Facebook 上看到剛剛在 Hacker News 上熱起來的「Onedrive is slow on Linux but fast with a “Windows” user-agent (2016)」這篇,引用了 2016 年在 Microsoft Community 上的討論:「Onedrive for Business open is very slow on Linux (Chrome/Firefox) but with very fast with a "Windows" user-agent」。

Reddit 的「Office 365 Onedrive looks at user-agent to determine performance.」有更多的討論。

因為工作上也會用到 Office 365,也覺得在 Ubuntu 上用起來超級慢,然後看到有使用者也講了 Linux 下的 Google Chrome 也會有類似的問題:

I just tried this same thing--changing the OS in the user agent--on Chome on Linux. The difference really is incredible. Normally I find 365 to be so slow as to be borderline unusable, now it's almost as quick as Google docs. Even the institutional log-ins for my university are faster.

EDIT: Just to clarify, I was testing specifically the web apps for Word and OneNote hosted by my uni. I tried loading them both in normal tabs and ones where I had changed the OS useragent in Chrome's developer panel. The normal tabs hung badly as usual (30+ seconds to load the UI), while the modified tabs loaded very quickly. I tried this several times, but I suppose YMMV.

所以我也拿「User-Agent Switcher for Chrome」加上 IE11 的 user-agent 後測試:

最明顯的差異就是 redirect 變少了,然後開 Word 與 Excel 的速度變快好多 @_@

在原討論串上的官方回應是:

As Office 365 for Business services(e.g. SharePoint Online, including OneDrive for Business, Exchange Online) are not supported on Linux as shown below, for the best experience, we recommend the operating system listed in the article.

所以只能拿老招出來,把 User-Agent 改成 IE 後就變得超~級~快~

然後最 helpful 的回答是:

Thank you
I go back to Google Apps suite.
DL

棍 XDDD

辦公室採用開放式空間的問題

這幾年對於開放式空間有不少反面意見出來,像是這幾天 BBC 登的「Why open offices are bad for us」。

這是目前的主流,大量的公司採用開放式空間:

Numerous companies have embraced the open office — about 70% of US offices are open concept — and by most accounts, very few have moved back into traditional spaces with offices and doors.

但人的效率會因為開放式空間大約掉 15%:

But research that we’re 15% less productive, we have immense trouble concentrating and we’re twice as likely to get sick in open working spaces, has contributed to a growing backlash against open offices.

採用開放式空間最常見的理由包括辦公室成本 (每個人平均分到的空間大小會比較低),另外一個是藉由開放式空間讓互相討論合作的成本降低,但因為開放式空間,反而是影響到別人的情況比討論合作的情況多,甚至是與工作無關的事情也會影響到期他人:

Beside the cheaper cost, one main argument for the open workspace is that it increases collaboration. However, it’s well documented that we rarely brainstorm brilliant ideas when we’re just shooting the breeze in a crowd. Instead, as many of us know, we’re more likely to hear about the Christmas gift a colleague is buying for a family member, or problems with your deskmate’s spouse.

其實科技的進步讓遠端溝通的成本降低了不少,像是 SlackZoom,現在未必要靠 open office 的架構讓大家溝通了。

用手勢在會議中表達意思

英國內閣辦公室中的英國政府數位服務 (Government Digital Service) 發展了一套手勢 (六個),可以在不用打斷發言過程下表達出一些簡單的意見或是表示想要有進一步的討論:「Platform as a Service team takes even-handed approach to meetings」(網站好像有點熱門,讀取速度變慢不少 XD)。

提高會議溝通的效率...

OpenOffice 退場的計畫

在「OpenOffice, after years of neglect, could shut down」這邊看到 OpenOffice 要退場的計畫,自於 mailing list 上的「[DISCUSS] What Would OpenOffice Retirement Involve? (long)」這篇。

信裡面完全沒提到 LibreOffice,但就目前幾個大的 distribution 都是安裝 LibreOffice 的情況下,其實會有這個提案就不言而喻了。雖然很可惜,但對整個社群能量的集中應該是好事...

話說回來,Apache Foundation 真的很像垃圾桶,一堆人都把不想維護的東西往那邊丟...